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Vorbereitende Maßnahmen für Videokonferenzen


Inhalt:


Sieben Schritte zu einer erfolgreichen Videokonferenz

Es gibt eine Reihe von Empfehlungen für Videokonferenzen, die sich auf die technischen Grundlagen beziehen. Die nachfolgenden sieben Hinweise sind daher eher für das technische Personal (z.B. die Netzabteilung Ihrer Einrichtung) als für die Anwender gedacht. Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Videokonferenzen ohne unvorhergesehene technische Pannen zu realisieren.

Natürlich können Sie auch immer das VCC kontaktieren, wenn entsprechende Fragen oder Bedenken auftauchen oder weitere Unterstützung nötig wird.

1. Niemand kennt Ihre Ausrüstung und Ihr Netz besser als Sie

Die Qualität von Videokonferenzen hängt stark von der zugrundeliegenden Netzinfrastruktur ab. Die Protokolle H.323 und SIP sind in Bezug auf Veränderungen im Netzwerk sehr empfindlich. Schwankungen in der Übertragungsqualität wirken sich meist unmittelbar auf die Medienströme aus. Netzprobleme sind durch große Verzögerungen in der Wiedergabe der Gegenstelle, nicht synchrones Audio und Video sowie häufige Bildfehler gekennzeichnet.

Es ist deshalb ratsam, die lokalen Ansprechpartner für das Netz und dessen Komponenten zu kennen, damit bei derartigen Beeinträchtigungen auch hier eine Fehlersuche angesetzt werden kann.

2. Ausreichende Bandbreite

Wenn die Komponenten des internen Netzwerks (Switche, Router) auf "Autonegotiation" bei der Aushandlung der Netzverbindung eingestellt sind, kann es an dieser Stelle schon zu Problemen kommen. Alle internen Netzkomponenten und das verwendete VC-System sollten wenn möglich fest auf denselben Wert (z.B. 100 MB Full Duplex) eingestellt werden.

Falls Ihr VC-System aber nur 10 MB Half Duplex unterstützt, sind am Switch-Port trotzdem 100 MB Full Duplex die beste Wahl.

Wenn das IP-Netz der Einrichtung durch anderen (hohen) Datenverkehr während der Videokonferenz stark ausgelastet ist, kann es zu Problemen in der Mediendarstellung kommen. Sprechen Sie darüber mit Ihrem lokalen Netzverantwortlichen.

Bei Verwendung eines VLAN sollte die Gesamtbandbreite mindestens das Doppelte der Rufbandbreite innerhalb der Videokonferenz betragen.

3. Keine handgefertigten Ethernet Kabel

Die notwendigen Ethernet-Kabel sollten so kurz wie nötig gehalten werden. Als Mindeststufe für die Qualität wird CAT 5, besser noch CAT 6 oder CAT 7 empfohlen.

4. Nur Switches und Router nutzen

Innerhalb der Subnetzes, in dem das VC-System verfügbar ist, sollten keine Hubs eingesetzt werden. Stattdessen empfiehlt sich der Einsatz von programmierbaren Switches und Routern, welche idealerweise auch noch eine ausreichende Rechenleistung für alle Aufgaben besitzen.

5. Videokonferenz-Systeme gehören vor die Firewall

H.323 und Firewalls sind keine wirklich guten Freunde. Der Standard H.323 wurde geschaffen, bevor Firewalls, NAT oder Priorisierung des Datenverkehrs zum Einsatz kamen. Dadurch reagieren die Hersteller von entsprechendem Netzequipment immer nur auf die Entwicklungen im Videokonferenzbereich.

Egal wie gut sich eine Firewall auf H.323 einstellen kann, es kann trotzdem irgendwann zu Problemen kommen. Und wenn auch oft Firewall und NAT in einem Atemzug genannt werden, sie führen nicht notwendigerweise zu denselben möglichen Fehlern während der Videokonferenz.

Deshalb sollten VC-Anlagen mindestens in die demilitarisierte Zone (DMZ) oder gleich ganz in ein Subnetz außerhalb der Firewall gestellt werden.

6. Die neueste Software

Es empfiehlt sich, die Anlagen stets mit der neuesten Softwareversion auszustatten. Die Hersteller verbessern ihre Produkte ständig. Oftmals sind Fehler nach einem Update behoben.

7. Testen, testen, testen

Die Verbindung sollte (gerade bei neuen Gegenstellen) vorher getestet werden. Dafür muss Zeit eingeplant werden und auch Rahmenbedingungen geschaffen werden, wie sie zum Zeitpunkt der geplanten Videkonferenz vorliegen werden. Zum Beispiel sollte der Test alle Medien umfassen, die auch tatsächlich in der Konferenz zum Einsatz kommen.

Ein Verbindungstest in die USA ist dann sinnvoll, wenn er auch in etwa zu derselben Tageszeit stattfindet, zu der die Konferenz geplant ist.

Weiterführende Hinweise:

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Videokonferenz-Setup Fragebogen

Bei Videokonferenzen mit neuen Partnern müssen vorher (z.B. per E-Mail) einige Daten ausgetauscht werden, die für die Durchführung aus technischer und organisatorischer Sicht notwendig sind.

Das hier vorgestellte Formular soll Ihnen dabei helfen, keinen Punkt zu vergessen. Die in kursiver Schrift gehaltenen Teile sind an die Gegebenheiten Ihrer Einrichtung anzupassen.

Allgemeine Angaben
Datum / Zeit in UTC-Notation (GMT) der geplanten Videokonferenz:

………………………………………………………………………………………............................
Ungefähre Dauer:

………………………………………………………………………………………............................

Die Einwahl in die Konferenz sollte etwa 15 Minuten vorher geschehen.
Falls Fragen auftauchen, hilft Ihnen das VCC gern weiter.

Geplante Teilnehmer:
1) TU Dresden, Germany
2).............................................................................................................................................................
3).............................................................................................................................................................
4).............................................................................................................................................................
etc.

Die Konferenz wird einen zweiten Kanal benötigen, um (bitte das entsprechende Kästchen ankreuzen)
            [  ] den Bildschirm eines Computers oder Laptops darzustellen
            [  ] Bilder / Folien eines Vortrags / PowerPoint darzustellen
            [  ] Video / bewegte Bilder darzustellen
           
            [  ] Es wird nur Audio und Video benötigt.

 

Ortspezifische Angaben
(Diesen Teil bitte an alle teilnehmenden Standorte verteilen und ausfüllen lassen.)

Ort: Videokonferenzraum an der TU Dresden
Name des Teilnehmers (falls mehr als eine Person an diesem Ort, bitte die leitende Person nennen):

………………………………………………………………………………………............................
E-Mail (der Person oberhalb):

………………………………………………………………………………………............................
Telefon (Büro):

………………………………………………………………………………………............................
Lokale Zeit zu der Konferenz geplant ist:

………………………………………………………………………………………............................

Technische Daten

Telefon im Konferenzraum:

………………………………………………………………………………………............................
Technische Koordination:

………………………………………………………………………………………............................
E-Mail (der Person oberhalb):

………………………………………………………………………………………............................
Telefon (Büro):

………………………………………………………………………………………............................
Das lokale Videokonferenzsystem kann Verbindungen einrichten:
[  ] über Telefon / ISDN / H.320
[  ] über Internet / IP / H.323
Das lokale Videokonferenzsystem nimmt eingehende Anrufe an:
[  ] ja
[  ] nein
Das lokale Videokonferenzsystem ist über IP-Adresse erreichbar
[  ] ja, die IP ist: ………………………………………………………………………
[  ] nein
Das lokale Videokonferenzsystem kann E.164-Nummern nutzen (über GDS-konformen Gatekeeper):
[  ] ja, die zu wählende Folge ist………………………………………………………............................
[  ] nein
Die bevorzugte und maximale Bandbreite sind:
bevorzugt: ……………………………………………………………………………............................
maximal: ………………………………………………………...……………………............................
Falls ein zweiter Kanal gebraucht wird, ist die folgende Technik verfügbar:
[  ] VNC
[  ] H.239

[  ] es gibt keine Technik um einen zweiten Bildkanal zu empfangen

Weiterführende Hinweise:

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