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Kosten und Nutzen von Videokonferenzen als Form der Online-Kollaboration


Inhalt:


Einleitung

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Online-Kollaboration und verteilte Teamarbeit haben in vielen Bereichen Einzug gehalten und prägen immer stärker den Alltag. In den meisten Organisationen ist die Kommunikation und Zusammenarbeit mittels elektronischer Medien heute ein unverzichtbarer Teil der Arbeit geworden. Durch die rasante Entwicklung und den zunehmenden Einsatz neuer Informations- und Kommunikationstechnologien vollzieht sich ein tiefgreifender Wandel in der Gestaltung von Arbeitsabläufen. Die Potentiale elektronischer Medien erlauben es, Kooperationsprozesse zunehmend unabhängig von Ort und Zeit durchzuführen, nicht zuletzt auch vor dem Hintergrund der Globalisierung, Flexibilisierung, Dezentralisierung und Vernetzung von Arbeitsvorgängen. Durch die Eröffnung neuer Perspektiven in der Gestaltung von Arbeits- und Organisationsprozessen bezeichnet man die Modelle der verteilten Gruppenarbeit auch als „Arbeitsform der Zukunft“ [1].

Die Videokonferenztechnologie profitiert wie keine andere Kommunikationsform von der Entwicklung kostengünstiger Breitbandnetze und erschließt ein breites Spektrum an neuen Möglichkeiten mit Gesprächspartnern in Bild und Ton zu kommunizieren. Die Qualität ist sehr weit fortgeschritten und bietet Gesprächssituationen, die einem persönlichen Treffen sehr nahe kommen. In vielen Arbeiten wurde das Gebiet der videovermittelten Fernkommunikation untersucht. So wurden in „Kategorisierung und Evaluierung von Videokonferenzen“ [2] verschiedene videokonferenzbasierte Anwendungsszenarien aufgestellt, die mit Hilfe einer Nutzerevaluierung auf Praxistauglichkeit überprüft wurden.

Im vorliegenden Artikel wird die Videokonferenz als eine neue Form der elektronischen Kommunikation vor dem Hintergrund der verteilten Gruppenarbeit beleuchtet und in diesem Rahmen anderen vernetzten Kollaborationsformen gegenübergestellt. Besondere Beachtung erhalten dabei Vorteils- und Nutzenfaktoren der Videokonferenz, die mit Hilfe einer hypothetischen Wirtschaftlichkeitsanalyse ermittelt wurden. Zur Validierung des theoretischen Nutzens in der Praxis wurde eine Studie durchgeführt, die auf den vorliegenden Ergebnissen oben genannter Untersuchung aufbaut. Dabei wurden die Meinungen erfahrener Videokonferenzanwender erfasst und ausgewertet.

Von immanenter Bedeutung sind dabei die langjährigen Erfahrungen sowie das vorliegende „Know-How“ des Kompetenzzentrums für Videokonferenzdienste (VCC)“ am Zentrum für Informationsdienste und Hochleistungsrechnen (ZIH) der Technischen Universität Dresden. Als Referenzprojekt für die gesamte Community des Deutschen Forschungsnetzes (DFN-Verein) und mitverantwortlich für den Ausbau des Dienstes „DFNVideoConference“ als Regeldienst im Wissenschaftsnetz (X-WiN) beschäftigt sich das VCC nahezu mit allen Szenarien bei der Nutzung von Videokonferenzen, sowohl im technischen (Hard- und Software) als auch im didaktischen Bereich (Seminar, Vorlesung, Schulung, Projektmeeting…).

Im ersten Teil des Artikels erfolgt die Einordnung der audio- und videovermittelten Fernkommunikation in das große Gebiet der Online-Kollaboration, wobei verschiedene Arten und Formen der verteilten Gruppenzusammenarbeit beschrieben und verglichen werden.

Anschließend wird die Videokonferenz einer genaueren Untersuchung unter dem Aspekt der Kollaboration unterzogen.

Der abschließende Teil behandelt die Durchführung der Interviewbefragung sowie die Auswertung aller Informationen, die daraus resultieren. Dabei wurden die Ergebnisse mit den vorher beschriebenen hypothetischen Annahmen verglichen, um sie einer praxisorientierten Prüfung zu unterziehen.

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Online-Kollaboration

Begriffliche Einordnung

Die Online-Kollaboration ist ein Teilgebiet des interdisziplinären Forschungsgebietes „Computer Supported Cooperative Work“ (CSCW), in welchem Informatiker, Soziologen, Psychologen, Wirtschaftswissenschaftler und andere untersuchen, wie die Zusammenarbeit innerhalb von Gruppen durch den Einsatz von Informationstechnik verbessert werden kann.

Klassifikation

Applikationen zur Unterstützung verteilter Gruppenarbeit können unabhängig von der zugrunde liegenden Technologie anhand ihrer Unterstützungsfunktion gegliedert werden [3]. Je nach Betonung auf die jeweilige Funktion lassen sich verschiedene Applikationstypen im so genannten 3-K-Modell (Kommunikation, Koordination, Kooperation) eintragen und werden somit durch das Ausmaß klassifiziert, in welchem die drei Ks unterstützt werden [4].

3-K-Modell
Abbildung 1: Klassifikation nach Unterstützungsfunktion und Systemkategorie. [3]

Die Kommunikation bezeichnet dabei primär das gegenseitige Verstehen der Teilnehmer durch Informationsaustausch, Koordination meint die Planungsoptimierung aufgabenorientierter Tätigkeiten und die Allokation von Ressourcen und Kooperation beschreibt schließlich die Arbeit an gemeinsamen Artefakten hinsichtlich gemeinsamer Ziele. Die so arrangierten Applikationstypen lassen sich nun nach Teufel in verschiedene und sich teilweise überschneidende Systemklassen unterteilen (vgl. Abbildung 1).

Koordinations- und Kooperationsunterstützung

Bei den Systemen der Koordinations- und Kooperationsunterstützung handelt es sich sowohl um Workgroup-Computing-Systeme, die der Strukturierung und Synchronisierung gemeinsamer Aufgaben in der Teamarbeit dienen, als auch um so genannte Workflow-Management-Systeme, die die Koordination arbeitsteiliger Prozesse unterstützen.

Planungssysteme

Im Bereich des Workgroup-Computing besitzen Planungssysteme eine wichtige Rolle, da die Koordination von Kapazitäten und Ressourcen zentraler Punkt nicht nur in der industriellen Fertigung ist.
Die Ressourcenplanung ist dabei der erste Zweig der Planungssysteme. Vor allem bei schlecht strukturierbaren oder unvorhersehbaren Abläufen (wie zum Beispiel in einem Krankenhaus, [3]) ist entsprechende Koordination unumgänglich, um alle notwendigen Ressourcen wie Personalkapazitäten, Räume oder Geräte durch die Systemoberfläche transparent zu verwalten.
Mit Terminplanungssystemen lassen sich andererseits Gruppentermine verwalten. Die Systeme stellen dazu alle notwendigen Funktionen zur Verfügung [5].

Mehrbenutzereditoren

Mehrbenutzereditoren (engl. Multi-User-Editors) bezeichnen Systeme, die das synchrone und/oder asynchrone Bearbeiten von Artefakten durch mehrere Benutzer ermöglichen. Während synchrone Systeme insbesondere mit der Technik eines gemeinsamen Arbeitsbereiches (shared view) nach dem Prinzip WYSIWIS (What You See Is What I See) arbeiten, unterstützen asynchrone Systeme die Zusammenarbeit insbesondere durch Kommentarfunktionen und die Nachverfolgbarkeit von Änderungen durch Versionierung. Die Literatur unterscheidet drei Arten von Mehrbenutzereditoren [3]: Annotationssysteme (asynchrone Gruppeneditoren mit Kommentarfunktion [4]) sowie Koautorensysteme und gemeinsam verwendbare Zeichnungswerkzeuge (synchrone Gruppeneditoren mit Überprüfung der Nebenläufigkeit [4] zum gemeinsamen Bearbeiten von Objekten).

Entscheidungs- und Sitzungsunterstützungssysteme

Gruppenentscheidungssysteme (engl. Group Decision Support Systems – GDSS) sind interaktive, computergestützte Systeme zur Unterstützung von synchronen Arbeitsgruppensitzungen und Entscheidungsprozessen zur Lösung unstrukturierter (oder teilweise strukturierbarer) Aufgaben [3]. Sie stellen Werkzeuge zur Verfügung, die jede Phase der Entscheidungsfindung unterstützen. Systeme dieser Art können in so genannten Electronic Meeting Rooms (auch als Roomware bezeichnet) genutzt werden: speziell ausgestatte Gruppenarbeitsräume mit einer zentralen Anzeigeeinheit sowie damit verbundene und untereinander vernetzte Einzelarbeitsplätze ermöglichen ein breites Spektrum an kooperativen Teamprozessen.

Workflow Management-Systeme

Workflow-Management-Systeme (WfMS) dienen der aktiven Steuerung arbeitsteilig strukturierter Prozesse, die aus mehreren Einzelschritten bestehen und sich in der Regel wiederholen [5]. Diese Prozesse können mit entsprechenden Werkzeugen modelliert werden, um sie anschließend zu simulieren, zu validieren und auszuführen. Workflow Management wird nicht zwangsläufig dem Bereich der Groupware zugeordnet, obwohl dies für Koordinationsunterstützung ganz eindeutig geschehen kann. [4]. Besteht die Funktionsweise von Workflow Management-Systemen darin, die Nutzer des Systems streng voneinander zu trennen, sollte die Einordnung in Groupware nicht erfolgen. Die Klassifizierung kann aber erfolgen, wenn das System die Benutzer miteinander verbindet und dabei die kollaborative Entwicklung eines Koordinationsprozesses unterstützt wird.

Gemeinsame Informationsräume

Gemeinsame Informationsräume sind Systeme, die für jeden Teilnehmer zentral verfügbare Informationen bereitstellen und Möglichkeiten der Partizipation am Informationsmanagement bieten. Der Aspekt der gemeinsamen Nutzung derselben Daten ist im Bereich der computerunterstützten Gruppenarbeit von zentraler Bedeutung (engl. „Information Sharing“ oder „Shared Information Space“).

Diskussionsforen

Dieses Gebiet der gemeinsamen Informationsräume umfasst kommunikationsorientierte asynchrone Werkzeuge. Sie ermöglichen Kommunikationsprozesse zwischen räumlich getrennt und zu unterschiedlichen Zeiten arbeitenden Personen [6]. Hierzu gehören unter anderem auch lang andauernde Kommunikationen geringer Intensität oder Häufigkeit innerhalb einer großen Gruppe von Teilnehmern. Applikationen, die diese Funktionalitäten umsetzen sind

Verteilte Hypertextsysteme und Community-Unterstützung

Verteilte Hypertextsysteme ermöglichen die nicht-lineare Darbietung von Informationen in Form von Texten, Bildern und anderen multimedialen Darstellungen und die Navigation innerhalb der Daten mit Hilfe vernetzter Strukturierung der Inhalte [5]. Unter den verteilten Hypertextsystemen hat das World Wide Web (WWW oder W3) inzwischen die größte Bedeutung erlangt [3]. Im Gegensatz zu den anfangs statischen Inhalten hat die kontinuierliche Weiterentwicklung in jüngster Zeit dynamische Inhaltsformen hervorgebracht. Das Marketing-Schlagwort „Web 2.0“ (in Anlehnung an die Versionsangabe in der Softwareentwicklung ist Web 2.0 die „Nachfolgeversion“ des ursprünglichen WWW) fasst die zahlreichen interaktiven, kollaborativen Anwendungen zusammen. Die Applikationen zur Unterstützung von Arbeitsgruppen werden als Community-Support-Systeme bezeichnet [7]. Die wichtigsten community-unterstützenden Werkzeuge zur Bearbeitung gemeinsamer Informationsräume [4] sind

Eine virtuelle Welt ist eine simulierte Repräsentation einer Umgebung, in der zahlreiche Optionen zur Interaktion bestehen. Meist geschieht die Darstellung der virtuellen Welt in dreidimensionaler Grafik und lehnt sich dabei an reelle Erscheinungen an [8]. Die Breite möglicher Anwendungen geht dabei von verteilten Mehrbenutzerspielen über „Massive Multiplayer Online Games – (MMOG) bis hin zu virtuellen Universen mit annähernd realitätsgetreuer Interaktion der Nutzer untereinander.

Kommunikationsunterstützung

Kommunikationsunterstützende Systeme zum expliziten Austausch von Nachrichten zählen zu den ältesten Funktionen von Groupware-Anwendungen und sind dementsprechend am weitesten verbreitet [3]. Es wird dabei zwischen synchronen und asynchronen Medien unterschieden.

Elektronische Post-Systeme

E-Mail ist wohl das bekannteste Medium zur asynchronen Nachrichtenübermittlung. Es handelt sich dabei um Systeme für den gezielten Austausch von Informationen zwischen zwei oder mehreren Personen. Aktuelle Applikationen unterstützen den Multimedia Integrated Mail Extension (MIME) Standard und erlauben damit die Einbettung verschiedener Multimediainhalte [4]. Es ergibt sich so auch die Möglichkeit, auf Basis des E-Mail-Systems Sprache (Voice-Mail) oder Bewegtbild (Video-Mail) zu übermitteln [6].

Weitere Systeme der asynchronen Nachrichtenübermittlung sind Fax und Anrufbeantworter / Voice-Mailbox sowie SMS und MMS im Mobilfunkbereich.

Konferenzsysteme

Konferenzsysteme unterstützen die synchrone Kommunikation zwischen einer genau adressierbaren Menge von Kommunikationspartnern, wobei die Unterstützung vor allem in der Raumüberbrückung besteht [3]. Die Übermittlung von Information erfolgt anhand gesprochener oder geschriebener Sprache verbal und paraverbal (Art und Weise des Sprechens inklusive Intonation und Betonung des Gesprochenen und Sprechpausen). Nonverbale Kommunikation schließt Mimik, Gestik, Blick und Körperhaltung ein [9].

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Fokus auf Videokonferenz

Grundlagen

Laut Definition zeichnet sich die Videokonferenz als reich verteilte Kommunikationsform [1] dadurch aus, dass es sich um ein audiovisuelles Kommunikationsverfahren handelt, in dem Bewegtbild und Ton sowie optionale Anwenderdaten (zum Beispiel Dokumente) zwischen zwei oder mehreren Standorten übertragen werden. Die Eingabegeräte sind daher Kamera und Mikrofon sowie ein eventuelles Medium für die Datenkonferenz, die Ausgabegeräte sind Monitore oder Projektoren sowie Lautsprecher.

Die Internationale Fernmeldeunion ITU klassifiziert Videokonferenz-Endgeräte in Desktopsysteme, Kompaktsysteme und Raumsysteme, die sich hinsichtlich Leistungsspektrum und Einsatzgebiet unterscheiden.

Standards der ITU

Die technische Basis der Übertragung sind die Regenschirmprotokolle H.320 und H.323. Die Standards beschreiben neben der Kompression der Echtzeit-Multimedia-Anwendungen weitere spezifische Rahmenspezifikationen und beziehen sich auf die Übertragung der Kommunikation mittels ISDN- oder IP-Netzen.

Videokonferenzen sind sowohl als Punkt-zu-Punkt-Kommunikation als auch durch Mehrpunktkonstellation (durch Nutzung einer Multipoint Control Unit) realisierbar.

Für alle Angehörigen der TU Dresden besteht, bei Bedarf unterstützt vom VCC, die Möglichkeit, Videokonferenzen, sowohl im jeweiligen lokalen Umfeld als auch im zentralen Videokonferenzraum mit modernster Ausstattung durchzuführen. Dafür kommt neben diversen mobilen Kompaktsystemen und Desktopsystemen hauptsächlich ein aktuelles Raumsystem zum Einsatz, welches in eine Multimediaumgebung integriert wurde und sowohl Videokonferenzen nach H.323 als auch nach H.320 ermöglicht.

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Interviewbefragung

Entwurf des Fragebogens

In der vorliegenden Untersuchung wurde eine semistrukturierte Interviewform gewählt, für die ein Interviewleitfaden charakteristisch ist [10]. Wortlaut und Abfolge der Fragen sind nicht explizit benannt (wie bei strukturierten Interviews üblich), aber die Gesprächsführung ist auch nicht offen (wie bei unstrukturierten Interviews üblich). Es wurde eine Interviewform mit unterschiedlicher Standardisierung der Durchführung gewählt, welche sowohl offene als auch geschlossene Fragen integriert.

Der Interviewbogen gliedert sich in sieben Abschnitte:

  1. Demographische Angaben und Erfahrungskompetenz
  2. Eingesetzte Systeme, Infrastruktur, Preisgestaltung
  3. Veranstaltungsszenarien und zeitliche Aspekte
  4. Qualitative Beurteilung
  5. Erfolgsfaktoren einer Videokonferenz
  6. Akzeptanz von Videokonferenzen
  7. Finale Meinung des Befragten

Durchführung der Befragung

Die Akquirierung der Teilnehmer geschah durch eine Ausschreibung in einer Mailingliste für Videokonferenzadministratoren und Videokonferenznutzer. Zur Maximierung der Interviewrate wurde angestrebt, die Befragung ausschließlich per Videokonferenz durchzuführen. Die Interviews wurden nach erfolgter Zustimmung der Partizipanten mittels systemimmanenter Funktionen aufgezeichnet. Die Befragung erfolgte von Oktober 2007 bis November 2007.

Auswertung

Allgemein

Von 18 Interviews mit insgesamt 22 Teilnehmern wurden 15 per Videokonferenz durchgeführt. Alle Befragten sind beruflich im IT-Sektor aktiv. Der jüngste Teilnehmer war 23 Jahre alt, der älteste 59 (Ø 41 Jahre). Eine Kategorisierung der Teilnehmer entsprechend ihres Arbeitsumfeldes ergibt eine Gleichverteilung mit jeweils neun Beschäftigten aus Industrie und Wirtschaft sowie an Hochschulen.
Tabelle 1 zeigt, dass die Befragten über eine sehr hohe Anwendungskompetenz verfügen und dadurch einen wichtigen Beitrag zur Untersuchung leisten. Das Minimum durchgeführter Videokonferenzen liegt bei 8 pro Jahr, der Median ist bei 48 Videokonferenzen jährlich.

Videokonferenzen pro Jahr Anzahl
bis 50 9 (50%)
50-100 3 (17%)
mehr als 100 5 (28%)
keine Angabe 1 (5%)
Tabelle 1 : Anzahl durchgeführter Videokonferenzen pro Jahr

Genutzte Systeme

Die Anwender nutzen eine Vielzahl verschiedener Systeme: Polycom (12x), TANDBERG (6x), Sony (3x), Lifesize (2x), VCON (2x). Die Kosten der Systeme variieren dabei zwischen 2.000 € und 20.000 € für Videokonferenzhardware. Softwaresysteme liegen preislich zwischen 100 € und 200 €. Der durchschnittliche  Preis eines Konferenzsystems liegt bei 6.000 €.
Mit der Betreuung und Administration der Konferenzsysteme sind durchschnittlich zwei Techniker beschäftigt, denen aber nicht ausschließlich die Wartung der Konferenzgeräte obliegt. Die Mehrzahl der Befragten (78%) gibt an, dass alle Konferenzen der technischen Unterstützung bedürfen, insbesondere bei ungewöhnlichem Ablauf (spontane Datenpräsentationen, Systemstörungen..).

Abbildung 2 stellt die Nutzungsaufteilung der Infrastrukturen dar:
Nutzungsaufteilung
Abbildung 2: Nutzungsaufteilung H.323 und H.320

Die Zahl der tatsächlich über ISDN aufgebauten Verbindungen beläuft sich auf weniger als 20% der Gesamtheit aller Videokonferenzen. Alle Befragten betonen die geringe Anzahl und den steten Rückgang von ISDN-Verbindungen. Mögliche ISDN-Partner sind hauptsächlich im gewerblichen Sektor zu finden. Alle Befragten mit ausschließlichen ISDN-Kapazitäten (17%) sind hier zuzuordnen.

Durchgeführte Veranstaltungen

Abbildung 3 zeigt, welche Szenarien (basierend auf vorherigen Untersuchungen [2]) bei den Nutzern durchgeführt werden.

Die Kategorie „Lehre“ (Vorlesung, Seminar, Prüfung) betrifft vorrangig den akademischen Sektor, die Kategorie „Kooperatives Arbeiten“ (Projektbesprechung, Gremiensitzung) wird am häufigsten genannt. Die Szenarien der Kategorie „Event“ (Kongress, Tag der offenen Tür, Festakt) werden nur selten und unregelmäßig bei wenigen Befragten durchgeführt, die Szenarien der Kategorie „Information und Beratung“ (Auskunft, Sprechstunde, Workshop) ebenfalls.
Szenarien
Abbildung 3: Durchgeführte Szenarien

Der Zeitaufwand für die Durchführung einer Videokonferenz liegt zwischen 30 Minuten und 5 Stunden, durchschnittlich ergeben sich 2 Stunden. Der Vorbereitungsaufwand ist meist weniger als 10 Minuten. Vier Befragte führen Konferenzen ad hoc durch, nur bei unbekannten Kontakten kann die Vorbereitungszeit bis zu 60 Minuten betragen. Im Durchschnitt beträgt der Zeitaufwand für die Konferenzvorbereitung etwa 14 Minuten.

16 der 18 Befragten führen internationale Konferenzen durch. Terminkonflikte oder Sprachkonflikte erschweren oftmals zusätzlich die ohnehin notwendigen ausführlicheren Vorbereitungen.

15 der 18 Befragten nutzen weitere Applikationen zur Unterstützung der verteilten Arbeit: H.239 Datenübertragung (8x), VNC (7x), Netmeeting (4x), Whiteboards (1x), Webconferencing (1x), Mehrbenutzereditoren (1x), T.120 (1x).

Qualitative Bewertung

Die Bewertung der einzelnen Übertragungskomponenten erfolgt anhand einer 5er-Skala. Es wird dabei zwischen HD-fähigen und nicht-HD-fähigen Systemen unterschieden.

Abbildung 4 stellt die durchschnittlich angegebene Videoqualität dar:
Videoqualität
Abbildung 4: Minimale und optimale Videoqualität: Mittelwert und Standardabweichung

Es zeigt sich im akademischen Bereich eine höhere Differenzierung zwischen verschiedenen Systemen, neuere Systeme werden deutlich besser bewertet.

Die Bewertung der Audioqualität wird in Abbildung 5 dargestellt:
Audioqualität
Abbildung 5: Minimale und optimale Audioqualität: Mittelwert und Standardabweichung

Im gewerblichen Bereich werden beide Geräteklassen mit „gut“ bewertet, im Hochschulbereich erfolgt eine Differenzierung zwischen den Systemen.

Wie Abbildung 6 zeigt werden Datenpräsentationen in Verbindung mit Videokonferenzen überaus positiv eingestuft:

Qualität Datenpräsentation
Abbildung 6 : Minimale und optimale Qualität der Datenpräsentation: Mittelwert und Standardabweichung

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Qualität der einzelnen Komponenten durchaus gut bewertet wird. Bei Einsatz moderner Videokonferenzsysteme zeigen sich die Befragten sehr zufrieden mit der Übertragungsqualität, es wird aber auch deutlich, dass in mancher Hinsicht die Güte der einzelnen Kanäle verbesserungsbedürftig ist. Trotz dieser erkennbaren Defizite ist die Akzeptanz der Befragungsteilnehmer hoch.

Erfolgsfaktoren einer Videokonferenz

Hier zeigt sich, wie die drei Kanäle Audio, Video und Daten zum erfolgreichen Gelingen einer Videokonferenz beitragen. Der übertragene Ton ist der wichtigste Faktor während einer Videokonferenz. Abbildung 7 stellt entsprechende statistische Kenngrößen der Befragungsgruppen „akademisch“ und „gewerblich“ im Vergleich dar. Der t-Test zeigt, dass die unterschiedliche Relevanz zwischen Audio- und Videoverbindung und zwischen Audioverbindung und Datenpräsentation bei Befragten aus dem gewerblichen Bereich signifikant ist (n=9, p<0,05), bei Befragungsteilnehmern aus dem akademischen Sektor sogar hoch signifikant (n=9, p<0,01). Die Unterschiede in der Wichtigkeit von Videoverbindung und Datenpräsentation sind bei beiden Gruppen nicht signifikant, im akademischen Bereich nehmen Video und Datenpräsentation den gleichen Stellenwert ein, im gewerblichen Bereich wird die Videoverbindung als tendenziell wichtiger erachtet als die Datenpräsentation.

Gesprächsinhalt
Abbildung 7 : “Vermittlung des Gesprächsinhaltes” im Vergleich der Befragungsgruppen mit signifikanten Unterschieden

Auch zur Unterstützung der Aufmerksamkeit während der Konferenz hat der Ton die ausschlaggebende Relevanz. Abbildung 8 zeigt, dass alle Befragten bezüglich der Konzentration während einer Konferenz dem Ton die höchste Priorität geben. Der t-Test unter Annahme unterschiedlicher Varianzen zeigt, dass der Unterschied in der Relevanz von Audio und Video signifikant ist, im akademischen Bereich sogar hoch signifikant. Der Unterschied zwischen Videoverbindung und Datenpräsentation ist nicht signifikant, die Computerpräsentation wird folglich als nahezu gleichbedeutend für den Erhalt der Aufmerksamkeit erachtet.

Konzentration
Abbildung 8 : "Erhalt der Konzentration" im Vergleich der Befragungsgruppen mit signifikanten Unterschieden

Akzeptanz

Die Akzeptanz hinsichtlich des Einsatzes von Videokonferenzen wurde geprüft, indem die die Interviewteilnehmer ihre eigene Meinung mit vorgegeben Thesen abgleichen. Dabei zeigt sich, dass 89% aller Befragten der Meinung sind, Videokonferenzen seien eine Alternative zur Veranstaltungsdurchführung vor Ort (44% antworten mit „stimme voll zu“, weitere 44% mit „stimme eher zu“). Nur zwei Personen (11%) haben hier eine geteilte Meinung und geben „teils/teils“ an.
Als Bereicherung des Konferenzgeschehens wird der Einsatz von Videokonferenzen von 78% der Befragten gesehen (39% antworten mit „stimme voll zu“, weitere 39% mit „stimme eher zu“). Zwei Personen (11%) geben „teils / teils“ an, zwei weitere „stimmen eher nicht zu“.

Die Befragungsteilnehmer sehen daneben noch weitere Vorteile in der Nutzung von Videokonferenzen. Tabelle 2 zeigt, dass die Befragten den Vorteilen „Geldersparnis“ als auch „Zeitersparnis“ überwiegend zustimmen.

Videokonferenzen helfen Geld zu sparen Zeit zu sparen
 

akademisch

gewerblich

akademisch

gewerblich

1 stimme voll zu
5 (55,6%)
8 (88,9%)
5 (55,6%)
9 (100,0%)
2 stimme eher zu
2 (22,2%)
1 (11,1%)
3 (33,3%)
0
3 teils/teils
1 (11,1%)
0
1 (11,1%)
0
4 stimme eher nicht zu
0
0
0
0
5 stimme nicht zu
1 (11,1%)
0
0
0
Summe
9 (100%)
9 (100%)
9 (100%)
9 (100%)
Tabelle 2 : Antwortverteilung: "Videokonferenzen helfen, Geld und Zeit zu sparen." im Vergleich

Monetäre und zeitliche Aspekte nehmen im industriellen Sektor einen höheren Stellenwert als im akademischen Bereich ein. Dort werden sie als gleichbedeutend mit anderen Vorteilen eingeordnet.

Ein wichtiger Faktor, der zur Erhöhung der Akzeptanz von Videokonferenzen beitragen kann und der erst in jüngster Zeit in die Diskussion gekommen ist, ist die Verminderung von emittierten Treibhausgasen: 67% der Befragten sind der Meinung, dass die Kommunikation mit Hilfe von Videokonferenztechnik den Ausstoß von Kohlendioxid mindere. Geteilter Meinung (Antwort „teils/teils“) sind 17%, weitere 11% sind nicht der Meinung, die Kohlendioxidemission durch den Einsatz von Videokonferenzen mindern zu können.

Zusammenfassend zeigt sich, dass die Befragten eine sehr positive Einstellung bezüglich des Einsatzes von Videokonferenzsystemen haben. Die Mehrheit ist von den Vorteilen wie Geldersparnis oder Schadstoffreduzierung überzeugt, tendenziell wird die Zeitersparnis von allen Befragten am deutlichsten betont.

Nutzermeinungen

Zeitersparnis hat für 8 Befragte die größte Bedeutung im Einsatz der Videokommunikation. 3 Personen ist eine flexiblere und damit spontanere Kommunikationsplanung am wichtigsten. Die explizite Kostenersparnis wird von 2 Befragten als wichtigster Faktor angebracht. Eine erhöhte Kommunikationsdichte ist 2 weiteren Personen am wichtigsten. Technologisches Interesse und Stressreduzierung werden ebenso angebracht. Das Produkt der Faktoren Zeitersparnis, Geldersparnis, mehr Kommunikation und erhöhter Mitarbeiterzufriedenheit wird darüber hinaus als Gewinnkriterium für Videokonferenztechnologie genannt.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung am Fallbeispiel

Für eine Analyse der Wirtschaftlichkeit bei Einführung oder Nutzung einer technisch-organisatorischen Innovation müssen zwei oder mehrere Zustände definiert werden, die bezüglich ihrer ökonomischen Vorteilhaftigkeit miteinander verglichen werden sollen [11]. Im Folgenden sollen die Zustände „Durchführung per Videokonferenz“ und Durchführung vor Ort“ verglichen werden. Röthig verweist in der „Empfehlung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen“ neben monetär quantifizierbaren Kosten- und Nutzen-Kriterien ebenfalls auf nichtmonetäre und damit nicht direkt messbare Kriterien [12]. Die vorliegende Betrachtung wird nur direkt messbare (monetäre) Kriterien integrieren und eine Abschreibungsdauer von einem Jahr annehmen. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ergibt sich aus dem Verhältnis zwischen Maximalberechnung der Investitionen (Videokonferenzdurchführung) und Minimalberechnung der eingesparten Kosten (Dienstreise).
Im Fallbeispiel wird ein System der Firma Lifesize verwendet, welches als mobiles Rollabout-System mit Monitor zur Verfügung steht. Es werden ausschließlich Projektgruppenbesprechungen durchgeführt. Alle durchgeführten Videokonferenzen basieren auf dem Standard H.323, wobei die firmeneigene Standleitung genutzt wird. Durch die technische Betreuung der Anlage fallen laufende Kosten für Wartung und Systempflege durch einen Administrator an, der aber nicht ausschließlich für das System zuständig ist. Die Systempflege nimmt nach Befragtenaussage wenig Zeit in Anspruch.

Die Besprechungen nehmen zeitlich jeweils ungefähr eine Stunde in Anspruch und werden wöchentlich durchgeführt. Tabelle 3 stellt alle monetär messbaren Faktoren bei Veranstaltungsdurchführung per Videokonferenz dar.

Systemkosten (einmalig)
Gesamtpreis für Rollabout-Konferenzsystem der Marke Lifesize (inklusive Monitor und Rollsystem)
12.000,00 €
Betriebskosten (jährlich)
Systemwartung und Administration durch Techniker, Nachnutzung vorhandener Raumkapazitäten und vorhandener Infrastruktur
1200,00 €
Summe:
13.200,00 €
Tabelle 3 : Fallbeispiel - Durchführung per Videokonferenz

Bei lokaler Durchführung der Projektgruppenbesprechungen ergeben sich die in Tabelle 4 dargestellten Kosten.

Mitarbeiterkosten
Kosten pro Stunde: 50 €, Fahrtdauer Hin- und Rückweg: 7 Stunden, Dauer der Veranstaltung: 1 Stunde, Kosten des Mitarbeiters für entfallene Arbeitszeit abzüglich Veranstaltungszeit: 7x50 € = 350,00 €
17.500,00 €
Reisekosten
Reisekosten für Autofahrt: 0,15 € je Kilometer, durchschnittlich 250km Distanz x 2 = 500km je Dienstreise gesamt, 500km x 0,15 € = 75,00 €, einmal wöchentlich (50 x jährlich)
3.750,00 €
Summe der eingesparten Reisekosten:
21.250,00 €
abzüglich 10% Reisekosten für notwendige Veranstaltungen vor Ort:
-2.125,00 €
Gesamtsumme eingesparter Reisekosten:
19.125,00 €
Tabelle 4 : Fallbeispiel - Durchführung vor Ort

Im Vergleich der beiden Durchführungsarten ergibt sich das in Tabelle 5 dargestellte Ergebnis. Bei Berechnung aller Veranstaltungen für eine Person und der Bedingung, dass 10% der Besprechungen in jedem Fall lokal durchgeführt werden, amortisiert sich die Investition in die Konferenzanlage nach ungefähr acht Monaten.

Ersparnis im ersten Jahr
Ersparnis bei Einführung des Videokonferenzsystems im ersten Jahr:
13.200 € - 19.125 €
-5.925,00 €
Ersparnis ab dem zweiten Jahr
Betriebskosten - Ersparte Kosten (Gesamte Reisekosten abzgl. 10% Reisekosten für notwendige Veranstaltungen vor Ort):
1.200 € -(21.250 € - 2.125 €)
-17.925,00 €
Amortisation
Wirtschaftlichkeitsfaktor = Gesamtkosten des Systems im ersten Jahr / Ersparte Kosten
0,690
Zeitdauer der Amortisation = Wirtschaftlichkeitsfaktor x 12 Monate
8,3 Monate
Tabelle 5 : Fallbeispiel - Nutzen bei Durchführung per Videokonferenz
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Fazit

Im  vorliegenden Artikel wurde die Videokonferenz als audio- und videovermittelte Fernkommunikation in das umfangreiche Forschungsfeld der computerunterstützten Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work – CSCW) eingeordnet und dabei als eine Form der Online-Kollaboration vor dem Hintergrund der verteilten Arbeit im Team klassifiziert und charakterisiert. Darüber hinaus wurden weitere Groupware-Anwendungen unter dem Aspekt der Zusammenarbeit beschrieben und hinsichtlich ihrer Einsatzmöglichkeiten verglichen.

Die Videokonferenzkommunikation wurde durch eine Befragung auf Akzeptanz und Nutzen untersucht. In Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum für Videokonferenzdienste (VCC) am Zentrum für Informationsdienste und Hochleistungsrechnen (ZIH) der TU Dresden wurden dazu verschiedene Experten aus universitären und gewerblichen / industriellen Einrichtungen zum Interview eingeladen. Die Durchführung geschah überwiegend per Videokonferenz. Die Erfassung der Daten erfolgte mit Hilfe eines Interviewleitfades, der auf dem Evaluationsfragebogen der Arbeit „Kategorisierung und Evaluierung von Videokonferenzen“ [2] basiert, erweitert um Fragen für eine Betrachtung der Wirtschaftlichkeit.

Die Auswertung der Interviews zeigte eine hohe Zufriedenheit und Akzeptanz der Befragungsteilnehmer, die Qualität der unterschiedlichen Kanäle einer Videokonferenz wurde mehrheitlich positiv bewertet. Hervorzuheben sind dabei vor allem die signifikanten Unterschiede in der Bewertung der Relevanz dieser Kanäle: es stellte sich heraus, dass der übertragene Ton während einer Videokonferenz die wichtigste Komponente darstellt, womit auch die Untersuchungstendenz der oben genannten Arbeit [2] bestätigt wurde.

Weiterhin wurde deutlich, dass videovermittelte Fernkommunikation sowohl im Bereich der universitären Lehre als auch in Szenarien der Projektgruppenbesprechung (im akademischen und im wirtschaftlichen Sektor) sehr große Verbreitung gefunden hat und demnach längst gängige Praxis in diesen Bereichen ist. Es wurde gezeigt, dass bei Einsatz von Videokonferenztechnik ein ökonomischer Vorteil gegenüber einem direktem Treffen entsteht, wobei den befragten Nutzern dabei nicht vorrangig der monetäre Nutzen, sondern vielmehr eine Einsparung von Zeit und damit eine flexiblere Kommunikationsgestaltung wichtig war.

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Bemerkung

Dieser Artikel ist erschienen in der Fachzeitschrift für den Einsatz von Informationssystemen "Praxis der Informationsverarbeitung und Kommunikation (PIK)", 31. Jahrgang 2008, Ausgabe 3/08.

C. Meyer, F. Schulze, W. Wünsch, H. Donker: Kosten und Nutzen von Videokonferenzen, In Praxis der Informationsverarbeitung und Kommunikation (PIK), Ausgabe 3/2008, Seite 153-160, ISSN 0930-5157, K.G. Saur Verlag München, 2008

Quellen

[1]. Hertel, Guido und Konradt, Udo. Telekooperation und virtuelle Teamarbeit. München, Wien : Oldenbourg Verlag, 2007.

[2]. Meyer, Christian. Kategorisierung und Evaluierung von Videokonferenzen. Großer Beleg. Dresden : Technische Universität Dresden, 2007.

[3]. Teufel, Stefanie, et al. Computerunterstützung für die Gruppenarbeit. Bonn : Addison-Wesley, 1995.

[4]. Gross, Tom und Koch, Michael. Computer-Supported Cooperative Work. München, Wien : Oldenbourg Verlag, 2007.

[5]. Isermann, Oliver. Traditionelle und virtuelle Teams. Theoretischer Vergleich und empirische Analyse traditioneller und virtueller Kooperationsformen. Hamburg : Verlag Dr. Kovač, 2004.

[6]. Pankoke-Babatz, Uta. Kommunikationsorientierte asynchrone Werkzeuge. [Hrsg.] Gerhard Schwabe, Norbert Streitz und Rainer Unland. CSCW-Kompendium. Lehr- und Handbuch zum computerunterstüzten kooperativen Arbeiten. Berlin (u.a.) : Springer, 2001, S. 167-173.

[7]. Koch, Michael. Community-Support-Systeme. [Hrsg.] Gerhard Schwabe, Norbert Streitz und Rainer Unland. CSCW-Kompendium. Lehr- und Handbuch zum computerunterstüzten kooperativen Arbeiten. Berlin (u.a.) : Springer, 2001, S. 286-296.

[8]. Koch, Michael und Richter, Alexander. Social Software – Status quo und Zukunft. [Online] 2007. [Zitat vom: 30. November 2007.] http://www.kooperationssysteme.de/docs/pubs/RichterKoch2007-bericht-socialsoftware.pdf.

[9]. Kaiser, Siegfried. Kommunikationsorientierte synchrone Werkzeuge. [Hrsg.] Gerhard Schwabe, Norbert Streitz und Rainer Unland. CSCW-Kompendium. Lehr- und Handbuch zum computerunterstüzten kooperativen Arbeiten. Berlin (u.a.) : Springer, 2001, S. 159-166.

[10]. Konrad, Klaus. Mündliche und schriftliche Befragung. Ein Lehrbuch. Landau : Verlag Empirische Pädagogik, 2001.

[11]. Gareis, Karsten und Kordey, Norbert. Wirtschaftlichkeit. [Hrsg.] Gerhard Schwabe, Norbert Streitz und Rainer Unland. CSCW-Kompendium. Lehr- und Handbuch zum computerunterstüzten kooperativen Arbeiten. Berlin (u.a.) : Springer, 2001, S. 484-501.

[12]. Röthig, Peter. WiBe 4.1. Empfehlung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung, insbesondere beim Einsatz der IT. Berlin : Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt), 2007.

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