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Erste Schritte mit Adobe Connect im DFN-Verein

Der DFN-Verein bietet neben dem Angebot, Videokonferenzen auf der Basis der Protokolle H.320 und H.323 durchzuführen, auch die Möglichkeit mit Hilfe von Adobe Connect Webkonferenzen abzuhalten. Die ersten Schritte dazu sind hier erläutert.

Sie können im einzelnen folgende Hinweise finden:


Start eines Meetings

Das Webconferencingtool Adobe Connect basiert auf Adobe Flash. Dadurch läuft es normalerweise in jedem Webbrowser. Die Nutzer benötigen nur eine Kamera, ein Headset und einen Webzugang mit Hilfe des Browsers. Eine Audio-Nutzung mit Hilfe eines möglicherweise in die Kamera integrierten Mikrofons empfiehlt sich nach unseren Erfahrungen nicht.

Normalerweise wird man für die Durchführung eines Meetings mit Adobe Connect von einem Veranstalter per E-Mail eingeladen. Diese Einladungen enthalten die URL, die Anfangszeit, die Endzeit sowie ggf. eine Beschreibung des Meetings und hat ungefähr das folgende Aussehen:

Hiermit lade ich Sie zu einem Adobe Connect-Meeting ein.

Meetingname: VCC September 2013
Übersicht:
Einladung von: Frank Schulze (Frank.Schulze@tu-dresden.de)
Uhrzeit: 11.09.2013 08:45 - 12:45
Zeitzone: (GMT+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rom, Stockholm, Wien

Details zur Audiokonferenz:
Phone: +49 30 200 97925895

Zur Teilnahme am Meeting:
https://webconf.vc.dfn.de/r5hfuso0tz2/

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Wenn Sie noch nie an einem Adobe Connect-Meeting teilgenommen haben:
Testen Sie Ihre Verbindung: https://webconf.vc.dfn.de/common/help/de/support/meeting_test.htm
Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick: http://www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

Nach Eingabe der URL im Browser wird zuerst ein Anmeldebildschirm angezeigt:

Bild 1: Ausschnitt aus dem Anmeldebildschirm der Startseite
Bild 1: Ausschnitt aus dem Anmeldebildschirm der Startseite

Hier kann man sich entweder als Gast anmelden oder als registrierter Benutzer, falls man diese Anmeldung im Vorfeld schon beim DFN vorgenommen hatte. Nutzer, deren Einrichtung am Dienst DFN-AAI teilnehmen, können auch dieses Anmeldeverfahren nutzen.

Bei der Erstverwendung des Tools ist unter Umständen noch eine Nachinstallation eines Adobe-Add-Ins nötig. Bitte bestätigen Sie eine entsprechende Anfrage.

Adobe Connect kennt drei Hierarchiestufen der Teilnehmer (sogenannte "Rollen"):

Bei einem Login sowohl als Gast als auch als registrierter Benutzer bekommt man automatisch die Rolle "Teilnehmer" zugewiesen. Hier hat man nur das Recht zum Zuhören und -schauen. Man darf selber nichts senden und sagen. Die Einstellmöglichkeiten sind auf die notwendigsten Punkte beschränkt.

Der "Veranstalter" kann allen anderen "Teilnehmern" aber nachträglich die Rechte eines "Moderators" zuweisen. Diese Rolle ist für die Online-Collaboration sinnvoll und sollte nach Möglichkeit allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden."Veranstalter" sollte es immer nur einen geben, damit die Führung des Meetings konsistent bleibt.

Als "Moderator" kann man selbst Audio und Video senden.

Für die Einrichtung des Headsets sollte unbedingt der Audioassistent genutzt werden. Er ist in allen Rollen im Menü unter [Meeting/Assistent für die Audio-Einrichtung ...] erreichbar.

Bild 2: Assistent für die Audio-Einrichtung
Bild 2: Assistent für die Audio-Einrichtung

Dieser gestattet die Auswahl der Quelle und die Überprüfung des korrekten Sendens und Empfangens. Ein nettes Feature gibt es bei der Prüfung des Audioausganges: Hier wird das eigene gesprochene Wort aufgenommen und man kann sich danach selbst anhören, wie es auf der Gegenseite klingen würde.

Der "Veranstalter" kann bei sich im Fenster im rechten oberen Bereichs des Menüs jederzeit die Einwahlnummer für Telefonteilnehmer anzeigen lassen.

Bild 3: Hilfetext zur Telefoneinwahl
Bild 3: Hilfetext zur Telefoneinwahl

Die Teilnehmer des Meetings müssen im nächsten Schritt ihr eigenes Audio verbinden.

Bild 4: Verbinden des eigenen Audios
Bild 4: Verbinden des eigenen Audios

Im folgenden Dialog den Punkt [Mikrofon verwenden (Computer/Gerät)] auswählen und mit [Teilnehmen] bestätigen.

Bild 5: Auswahl und Bestätigung der Audioverbindung
Bild 5: Auswahl und Bestätigung der Audioverbindung

Nun folgt eine Abfrage für den Kamera- und Mikrofonzugriff von Seiten des Programmes, welche mit [Zulassen] bestätigt wird.

Bild 6: Abfrage des Flash Player zur Zulassung der Zugriffe auf den eigenen Rechner
Bild 6: Abfrage des Flash Player zur Zulassung der Zugriffe auf den eigenen Rechner

Die Einstellungen betreffs des eigenen Mikrofons und der eigenen Kamera können jederzeit während der Konferenz geprüft und geändert werden. Diese Menüauswahl erreicht man durch Klick mit der rechten Maustaste an einer beliebigen Stelle in der Oberfläche; anschließend [Einstellungen] auswählen.

In den fünf am unteren Rand angeordneten Untermenüs können die verschiedenen Einstellmöglichkeiten konfiguriert werden.

Bild 7: Konfiguration von Adobe Flash Player für Adobe Connect  Bild 7: Konfiguration von Adobe Flash Player für Adobe Connect  Bild 7: Konfiguration von Adobe Flash Player für Adobe Connect  Bild 7: Konfiguration von Adobe Flash Player für Adobe Connect  Bild 7: Konfiguration von Adobe Flash Player für Adobe Connect
Bild 7: Konfiguration von Adobe Flash Player für Adobe Connect

Die Kamera startet man durch Auswahl des Menüpunktes [Meine Webcam starten]

Bild 8: Start der eigenen Kamera
Bild 8: Start der eigenen Kamera

Wenn mehrere Kameras angeschlossen sind, kann man hier die gewünschte auswählen. Die Kamera muß bereits beim Start von Connect betriebsbereit sein, sonst wird zwar im Tool das Vorschaubild angezeigt (welches damit auch scheinbar eine Übertragung vornimmt), aber es wird nichts übertragen. Nach Auswahl der Kamera wird das Bild an alle anderen Meetingteilnehmer übertragen.


Übertragung von Bildschirminhalten

Als Veranstalter eines Meetings kann man an die anderen Teilnehmern seinen kompletten Bildschirminhalt oder auch nur einzelne Fenster davon übertragen. Mit Hilfe dieser Möglichkeit kann problemlos eine Präsentation gezeigt werden.

Bild 9: Auswahlmenü für Freigaben
Bild 9: Auswahlmenü für Freigaben

Je nach Wahl des Menüpunktes unter [Meinen Bildschirm freigeben] öffnet sich jetzt ein weiteres Fenster.

a) Im ersten Fall [Mein Bildschirm freigeben] können weitere Unterpunkte ausgewählt werden. Wenn zwei Monitore angeschlossen sind, kann evtl. auch nur ein Monitor vollständig übertragen werden:

Bild 10: Auswahlmenü für die Bildschirmfreigabe
Bild 10: Auswahlmenü für die Bildschirmfreigabe

b) Im zweiten Fall [Dokument freigeben] werden in einer Liste alle schon einmal im Meeting freigegebenen Dokumente und Whiteboards mit ihrem Namen gespeichert und können so in einer Art Kurzwahlliste wieder freigegeben werden. Freigeben bedeutet bei Adobe Connect, das alle dasselbe Dokument zur Ansicht präsentiert bekommen.

Unter [Arbeitsplatz durchsuchen] können weitere Dokumente vom eigenen PC gesucht und freigegeben werden. Dabei sind z.Z. (Stand 25.09.2013) nur die Dateiformate jpg, png, swf, ppt, pptx, pdf, flv, mp3, mp4, f4v und zip möglich.


Adobe Connect und Verschlüsselung

Die Kommunikation zwischen Nutzer-PC und Adobe Connect erfolgt über SSL-Verschlüsselung. Firewallprobleme können somit nahezu ausgeschlossen werden. Technisch bedeutet dies, dass die Medienströme (Audio, Video und Daten) standardmässig über den https Port ausgetauscht werden.


Weitere Hinweise und Hilfen

Eine Reihe von Hilfen finden sich schon im Tool selbst. In der oberen rechten Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü [Hilfe] mit weiteren ausführlichen Erläuterungen.

Bild 11: Integriertes Hilfemenü in Adobe Connect
Bild 11: Integriertes Hilfemenü in Adobe Connect

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