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Managementsysteme für Videokonferenzsysteme - Funktionen und Anforderungen

Inhalt:


Basisfunktionen

Der Funktionsumfang von Managementsystemen ist breit gefächert und gewährleistet sowohl eine hohe Verfügbarkeit, eine flexible Administration als auch einen effizienten Betrieb der vorhandenen Videokonferenzinfrastruktur. Alle Managementsysteme werden durch die im Folgenden ausgeführten Basisfunktionen gekennzeichnet.

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Zentralisierte Systemadministration

Alle verwalteten Systeme, unabhängig von Typ und Hersteller, können über eine zentrale Oberfläche mit konsistentem Erscheinungsbild administriert werden. Nutzer sind nicht mehr darauf angewiesen, die unterschiedlichen Steuerungsparadigmen der verschiedenen Hersteller zu erlernen, sondern können über die dem Managementsystem immanenten Funktionen auf alle Konfigurationsparameter gleichermaßen zugreifen. Dabei können alle Komponenten einer Videokonferenzumgebung gesteuert werden. Somit ist neben der Endgerätesteuerung auch der Zugriff auf MCUs (Multipoint Control Units), Gatekeeper und Gateways möglich.

Wurden neue Geräte installiert, werden diese der Verwaltungsebene automatisch hinzugefügt, können bei Bedarf aber auch manuell eingepflegt werden. Aus bereits vorhandenen Konfigurationseinstellungen können Templates erzeugt werden, welche gegebenenfalls auf alle weiteren gewünschten Systeme übertragen werden können. Im Bedarfsfall geschieht dies automatisch in regelmäßigen Abständen oder nach fehlerhafter Änderung der Geräteeinstellung. Diese auch als Provisioning bezeichnete Funktion beinhaltet weiterhin auch die automatische Installation aktueller Firmwareupdates. So kann sichergestellt werden, dass alle involvierten Systeme zu jeder Zeit über die gleiche Konfiguration verfügen.
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Fehlerdiagnose

Eine weitere wichtige Funktion von Managementsystemen ist die proaktive Überwachung aller Systeme auf Verfügbarkeit und Integrität. Sobald an einem System ein Fehler auftritt, der den Einsatz des Gerätes kompromittiert, wird im zugehörigen Trouble Ticket System ein Ticket ausgelöst. Damit wird eine zeitnahe Identifizierung und Bearbeitung des Fehlers gewährleistet. Diese Fehlermeldung kann, in Abhängigkeit von der Schwere des Fehlers, verschiedene Gefahrenstufen einnehmen. So hat beispielsweise ein nicht erreichbares System eine signifikant höhere Priorität als eine niedrige Batteriekapazität einer Fernbedienung.

Wird ein Ticket ausgelöst, können verschiedene Automatismen damit einhergehen. So können zum Beispiel je nach Einstufung des Fehlers automatisch generierte Kurzbenachrichtigungen oder Email-Nachrichten an den Administrator, der im jeweiligen Kontaktformular des betroffenen Systems eingetragen ist, versendet werden. Damit kann die Zeit zwischen dem Auftreten des Fehlers und der Behebung desselben weiter verkürzt werden.

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Monitoring

Monitoring bezeichnet die laufende Beobachtung eines Videokonferenzsystems bzw. die Betreuung einer Verbindung zur Laufzeit durch den jeweiligen Administrator. Funktionell bedeutet dies auch das Eingreifen in eine Verbindung, um die involvierten Endgeräte steuern zu können. Viele Managementsysteme bieten dafür grafische Oberflächen, die auch das Videobild der Konferenzpartner anzeigen können. So ist es möglich, neben der System- auch die Kamerasteuerung zu korrigieren, jedoch ist es vom Endgerät abhängig, ob auch während einer verschlüsselten Verbindung das Videobild sichtbar ist.

Zusätzlich zu den Steuerungsmöglichkeiten für die Endgeräte bedeutet Monitoring aber auch die aktive Überwachung des Verbindungsstatus einer Veranstaltung. Dazu gehören Abrufmöglichkeiten für die aktuelle Systemstatistik und den Zustand der Verbindungsqualität in Echtzeit mittels einrichtbarer Schwellwerte (sogenannte „Threshold-Werte“). Diese sorgen dafür, dass bei Überschreiten eines „Thresholds“ Warnmeldungen generiert und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Dies geschieht gegebenenfalls automatisiert, beispielsweise könnte beim Überschreiten des Jitterwertes über eine definierte Schwelle eine Nachricht an den Administrator generiert werden, um die Behebung der Netzstörungen zu veranlassen.

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Reporting

Basierend auf den durchgeführten Verbindungen und dem Zustand des Equipments werden alle relevanten Informationen in übersichtlicher Form zusammengefasst und dem Anwender des Managementsystems präsentiert. Diese mit „Reporting“ betitelte Funktion ist Grundbestandteil jeder Videokonferenzmanagement-Applikation und dient dazu, spezifische Reports zu erstellen, mit dem Ziel, die vorhandene Videoinfrastruktur nachhaltig zu evaluieren und gegebenenfalls Empfehlungen bezüglich Ausbau und Erweiterung geben zu können.

Neben Verbindungsprotokollen, welche die entsprechenden Statistiken mit allen relevanten Parametern beinhalten, können auch Fehlerberichte erstellt werden, aus denen hervorgeht, welche Systeme oder Komponenten am anfälligsten für Fehler sind.

Weiterhin ist es möglich, anhand der registrierten Nutzer und deren Nutzungsverhalten detaillierte Statistiken abzurufen, um gezielt die am meisten genutzten Systeme sowie die zugehörigen Nutzungsszenarien zu identifizieren. Darauf aufbauend können Entscheidungen zur Verfügbarkeit bzw. zum Ausbau des Dienstes verifiziert werden.

Die Reporting-Funktion erlaubt es auch, allgemeine Berichte wie Raumlisten respektive der zugehörigen Konferenzsysteme oder Inventarlisten zu erstellen.

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Scheduling

Eine weitere wichtige Funktion von Managementsystemen ist das sogenannte „Scheduling“. Damit ist es möglich, vorhandene Räume sowie die zugehörigen Systeme zu buchen und eventuell benötigtes Equipment (z.B. eine Dokumentenkamera) zu reservieren. Die Buchungsapplikation kann so konfiguriert werden, dass auch die den Räumen zugewiesenen Mitarbeiter über die Buchungsaktivität informiert werden und dass auf Wunsch auch weitere Teilnehmer zur Veranstaltung eingeladen werden können.

Die meisten Managementsysteme ermöglichen im Bereich des „Scheduling“ auch den automatischen Verbindungsaufbau zur Gegenstelle (bei Punkt-zu-Punkt-Verbindungen) beziehungsweise die Aktivierung einer Multipoint Control Unit (MCU) bei Mehrpunktverbindungen mit entsprechenden Portreservierungen. Nach Ablauf der Reservierung kann die Verbindung automatisch getrennt werden aber auch noch während der Veranstaltung vom Nutzer verlängert werden (in Abhängigkeit zur weiteren zeitlichen Auslastung des Raumes durch eventuelle Folgereservierungen). Der vollautomatische Rufaufbau ermöglicht u.a. auch die Allokation von Bandbreite zum entsprechenden Zeitpunkt und die intelligente Adaption an die vorhandene Infrastruktur sowie eine automatisierte Kostenkontrolle. Eventuell anfallende Kosten können somit optimiert werden.

Viele Managementsysteme bieten auch die Möglichkeit, die Verfügbarkeit der vorhandenen Räume und Systeme abzurufen und in sogenannten Free-Busy-Übersichten grafisch darzustellen.

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Telefonbuchverwaltung

Mit Hilfe von Managementsystemen lassen sich verschiedene Arten von Telefonbüchern und Kontaktdatenbanken erstellen und verwalten. Ausgehend von einem globalen Verzeichnisdienst können Untermengen davon je nach Bedarf auf verschiedene Systeme verteilt werden oder sind je nach Nutzerrechten einsehbar. Lokal verwaltete Kontaktregister der einzelnen Konferenzsysteme können durch das Managementsystem abgeglichen oder vereint und in schon vorhandene Datenbanken integriert werden. Einfache und intuitive Bearbeitungsfunktionen erleichtern weiterhin die Pflege und Nacharbeitung der Daten sowie die Synchronisation dieser mit schon vorhandenen globalen Datenregistern.

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Nutzerverwaltung und Rechtevergabe

Mandantenfähigkeit ist ein sehr wichtiges Feature von Managementsystemen, denn erst dadurch wird es möglich, verschiedene Rollen der Nutzer mit unterschiedlichen Zugriffsrechten zu versehen. So wird erreicht, dass die Nutzer  des Systems nur die Aktionen durchführen können, für welche sie Zugriffsrechte besitzen und nur die Informationen erhalten, die dafür relevant sind. Endnutzer können beispielsweise so konfiguriert sein, dass sie ausschließlich Reservierungen vornehmen können, Techniker können dazu noch administratorische Rechte für ihren Verantwortungsbereich und Systemadministratoren den uneingeschränkten Zugriff auf die Infrastruktur erhalten.

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Migrationsfähigkeit

Neben dem Zugriff auf die Managementsysteme über systemimmanente Zugangsfunktionen (meist per Weboberfläche) bieten viele dieser Systeme auch Integrationsmöglichkeiten in bekannte Programmoberflächen und Interfaces. Über entsprechende API-Anbindungen können beispielsweise auch Microsoft Outlook bzw. Exchange Server, Lotus Notes Systeme oder andere Verwaltungsstrukturen angebunden werden und bieten den Nutzern somit vollen Funktionsumfang mit gewohnten Bedienparadigmen ohne Einschränkung der Rollen- und Rechtestruktur.

Viele der Managementsysteme können auch an schon vorhandene Nutzerdatenbanken wie LDAP oder Active Directory angebunden werden, wodurch die Verwaltung der Nutzer wesentlich vereinfacht wird.

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Gatekeeper

Eine weitere mögliche Aufgabe eines Managementsystems ist die Bereitstellung von Gatekeeperfunktionalitäten, um die inventarisierten Konferenzsysteme in die Systemhierarchie einzugliedern, was für die Nutzung der Systeme in entsprechenden Umgebungen unabdingbar ist. So könnte beispielsweise eine Anbindung in die Infrastruktur des Deutschen Forschungsnetzes (DFN) erfolgen, um so auch einrichtungsübergreifend Videokonferenzen durchführen zu können und die Anwahl von Systemen innerhalb des Global Dialing Schemes (GDS) zu ermöglichen.

Nutzen von Managementsystemen

Die Vorteile von Managementapplikationen gegenüber der lokalen Verwaltung und Wartung der vorhandenen Konferenzsysteme ist primär deren zentrale Administrationsmöglichkeit, wodurch ein schnellerer Zugriff auf die Systeme ermöglicht und die Identifizierung und Behebung von Störungen und Problemen erheblich beschleunigt wird. Eine Erhöhung der Leistungsfähigkeit ergibt sich auch aus der kohärenten Bedienung der verschiedenen Konferenzsysteme, d. h. die einheitliche Administration der Geräte - vor allem in heterogenen Umgebungen (so genannte Multi-Vendor-Umgebungen) - erleichtert den Zugriff auf und die Steuerung der Systeme. Der vereinfachte Zugang zu Konferenzequipment ist natürlich auch dem Nutzer förderlich und kann somit die Akzeptanz und die Auslastung der Systeme erhöhen.

Die Fehlerdiagnose und Fehlerbehebung gestaltet sich entgegen der klassischen reaktiven Herangehensweise proaktiv, das heißt, Fehler können durch regelmäßige Systemabfragen identifiziert werden, bevor die jeweilige Systemeinschränkung Auswirkung auf den Konferenzbetrieb hat. Ausfälle können so bei gleichzeitiger Optimierung des Betreuungsaufwandes vermieden werden.

Letztlich bieten auch die Reportingfunktionen einen großen Vorteil, denn die Nutzungsstatistiken können als Validierungsgrundlage für den Ausbau des Equipments dienen oder als Hilfestellung bei der Identifizierung von Schwachstellen in der Infrastruktur fungieren.

Aktuell verfügbare Managementsysteme

Tandberg Management Suite Tandberg
LifeSize Control LifeSize
Polycom
Converged Management Application
Global Management System
Polycom
Emblaze-VCON
Media Exchange Management
Emblaze VCON
Radvision iVIEW Suite Radvision
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